Đối tác a16z: Đừng chỉ nói về tầm nhìn; lập kế hoạch hoạt động là lá bùa hộ mệnh giúp bạn điều hướng chu trình
Tiêu đề gốc: Làm thế nào để duy trì doanh nghiệp của bạn đi đúng hướng để thành công: Kế hoạch vận hành
Tác giả gốc: Emily Westerhold, Đối tác tiền điện tử a16z
Người dịch gốc: Luffy, Foresight News
"Nếu bạn không lập kế hoạch, bạn chắc chắn sẽ thất bại." Benjamin Franklin không ám chỉ đến những người sáng lập công ty khởi nghiệp khi nói điều này, nhưng điều đó chắc chắn đúng. Những người sáng lập, đặc biệt là trong lĩnh vực tiền điện tử, phải đối mặt với nhiều điều nằm ngoài tầm kiểm soát của họ: thị trường biến động, quy định luôn thay đổi và kỳ vọng cao ngất ngưởng.
Đó là lý do tại sao việc tập trung vào những gì bạn có thể kiểm soát là rất quan trọng, và đó chính là lúc các kế hoạch vận hành phát huy tác dụng. Mặc dù nghe có vẻ không mấy hào nhoáng, nhưng kế hoạch vận hành là một trong những công cụ dễ kiểm soát và dễ tiếp cận nhất mà bạn có thể sử dụng để biến tầm nhìn thành động lực mà không phải tốn kém hay kéo tụt đội ngũ của bạn.
Về mặt khái niệm, kế hoạch vận hành rất đơn giản. Nó bao gồm mọi thứ doanh nghiệp của bạn đang làm: Những nhiệm vụ nào đang được thực hiện? Ai chịu trách nhiệm? Những mục tiêu nào đang đạt được? Tổng chi phí là bao nhiêu? Kết quả sẽ được đo lường như thế nào? Tuy nhiên, câu trả lời cho những câu hỏi này có thể rất phức tạp, do đó việc sắp xếp chúng bằng một kế hoạch là rất quan trọng. Ngay cả khi bạn chưa bao giờ lập kế hoạch vận hành cho doanh nghiệp của mình, chắc chắn bạn đã từng làm điều gì đó tương tự trong cuộc sống cá nhân. Ví dụ, nếu bạn muốn chạy marathon, bạn cần một kế hoạch tập luyện để sắp xếp việc chuẩn bị cho những tháng trước cuộc đua. Mỗi lần chạy nên kéo dài bao lâu? Khi nào bạn nên tăng cự ly và tăng bao nhiêu? Bạn nên chọn những tuyến đường nào? Bạn sẽ nghỉ ngơi và hồi phục như thế nào? Bạn nên làm gì nếu bị thương? Trong thế giới kinh doanh, "ngày marathon" của bạn có thể là ra mắt sản phẩm, chào bán cổ phiếu lần đầu ra công chúng (IPO) hoặc một mục tiêu lớn nào khác. Các nguyên tắc là như nhau. Nhưng đừng nhầm lẫn giữa kế hoạch vận hành và kế hoạch chiến lược. Kế hoạch chiến lược phác thảo bức tranh toàn cảnh về doanh nghiệp của bạn - tầm nhìn bạn truyền tải đến các nhà đầu tư; còn kế hoạch vận hành là kế hoạch hành động cụ thể giúp hiện thực hóa tầm nhìn đó. Nó chuyển đổi kế hoạch chiến lược thành các chi tiết hành động cụ thể, bao gồm con người, chi phí và thời gian. Cả hai loại kế hoạch đều thiết yếu cho một doanh nghiệp lành mạnh và năng động.
Tiếp theo, chúng ta hãy cùng tìm hiểu những gì cần có trong kế hoạch hoạt động của bạn.
Lập Kế hoạch Hoạt động
Trước tiên, hãy tập trung vào bốn yếu tố cốt lõi của hoạt động: Con người (Ai chịu trách nhiệm?), Thời gian (Khi nào mỗi nhiệm vụ sẽ hoàn thành?), Chi phí (Ngân sách là bao nhiêu?), và Đo lường (Làm thế nào để đánh giá tiến độ?).
Kế hoạch hoạt động là một quá trình lặp đi lặp lại, vì vậy đừng quá ám ảnh với bản thảo đầu tiên. Có rất nhiều phương pháp hay nhất cần xem xét, các khuôn khổ cần tuân theo và các nhà tư vấn tốn kém cần thuê. Nhưng nhiệm vụ cốt lõi là phải nêu rõ ai đang làm gì trong công ty. Bạn có thể tự viết ra và tinh chỉnh sau. Hiện tại, chỉ cần đảm bảo các mục tiêu hoạt động trong khung thời gian của bạn rõ ràng và có tổ chức.
Điều quan trọng là kế hoạch của bạn phải đề cập đến các sự đánh đổi. Một doanh nghiệp không thể có tất cả mọi thứ, vì vậy sự đánh đổi là cần thiết. Những sự đánh đổi này nên khó khăn, thúc đẩy đội ngũ lãnh đạo tham gia vào các cuộc thảo luận kỹ lưỡng về các ưu tiên và việc giảm mức độ ưu tiên. Cho dù doanh nghiệp có thành công đến đâu, sự đánh đổi sẽ luôn là một hằng số, và các ràng buộc thực sự có thể thúc đẩy các quyết định thông minh hơn.
Ba sai lầm thường gặp
Có ba sai lầm thường gặp cần lưu ý khi xây dựng kế hoạch hoạt động.
1. Đừng quá lạc quan về tiến độ và kết quả mong đợi. Thông tin liên tục thay đổi, vì vậy kế hoạch của bạn cần phải linh hoạt và dễ thích nghi. Hãy cẩn thận với các yếu tố phụ thuộc: "Chúng ta phải ra mắt sản phẩm A trước khi có thể ra mắt sản phẩm B", "Chúng ta cần thuê hai kỹ sư để phát triển tính năng mới đó", "Chỉ cần thuê một nhân viên tiếp thị cũng sẽ tăng doanh thu lên đến mức này". Mặc dù việc đưa những yếu tố này vào kế hoạch hoạt động có thể hấp dẫn, nhưng các yếu tố phụ thuộc có thể gây ra vấn đề nếu không đạt được các mốc quan trọng. Nếu việc thuê hai kỹ sư đó mất quá nhiều thời gian, bạn có thể có nguy cơ bỏ lỡ thời hạn phát triển tính năng mới. Do đó, kế hoạch hoạt động của bạn có thể lạc quan nhưng cũng phải thực tế. Hãy dành chỗ để điều chỉnh hướng đi khi hoàn cảnh thay đổi và đừng quên điều chỉnh các mốc thời gian tiếp theo cho phù hợp. 2. Đừng cố gắng làm quá nhiều việc cùng một lúc. Các nhà sáng lập thường có nhiều ý tưởng cho doanh nghiệp, nhưng thời gian và nguồn lực có hạn. Việc theo đuổi tất cả cùng lúc có thể làm hao hụt ngân sách và làm mất tập trung của nhóm. Thay vào đó, hãy sắp xếp các hoạt động một cách chiến lược. Nghĩa là, hãy nghĩ về cách các cơ hội và năng lực khác nhau có thể tạo điều kiện cho những người khác. Có lẽ việc ra mắt một sản phẩm sẽ mang lại người dùng mới, cho bạn cơ hội tận dụng họ; hoặc có lẽ việc đầu tư vào công nghệ sẽ mở ra một nguồn doanh thu mới. Hãy cân nhắc cách ưu tiên các hoạt động kinh doanh của bạn và phân bổ thời gian và nguồn lực phù hợp.
Tất nhiên, thực tế thường phức tạp hơn dự kiến. Là người sáng lập, bạn hiểu rõ nhất về vô số cơ hội liên quan đến sản phẩm. Thật hấp dẫn khi theo đuổi nhiều cơ hội, một phần vì bạn thấy thị trường cho mỗi cơ hội là rất lớn, nhưng cũng vì sản phẩm cốt lõi của bạn có thể đang hoạt động kém hiệu quả hoặc phát triển chậm, khiến bạn có nhiều con đường dẫn đến thành công. Nhưng thực tế khắc nghiệt là các nhóm nhỏ thường chỉ có thể làm tốt một việc. Mặc dù việc phân tán trọng tâm có thể rất hấp dẫn, nhưng điều này thường dẫn đến việc thực hiện không đầy đủ những việc quan trọng nhất.
Để đánh giá trọng tâm của công ty, hãy tự hỏi hai câu hỏi: Ưu tiên hiện tại của công ty là gì? Nhân viên đang dành phần lớn thời gian vào việc gì? Nếu câu trả lời không khớp nhau, có thể có vấn đề. 3. Công ty của bạn cần những thước đo thành công có thể đo lường được. Ngay cả kế hoạch hoạt động tốt nhất cũng có thể kém hiệu quả nếu bạn không thể theo dõi hiệu suất hoạt động của công ty. Tại sao? Bởi vì nếu bạn không biết cách đo lường thành công, bạn sẽ không thể đo lường (hoặc thậm chí nhận ra) thất bại, điều đó có nghĩa là bạn sẽ gặp khó khăn trong việc ứng phó với những thách thức và trở ngại. Các thước đo không nhất thiết phải phức tạp; ngay cả các chỉ số trạng thái đỏ/vàng/xanh lá cây cũng có thể hiệu quả, nhưng bạn phải có chúng. Hãy nhớ rằng: những gì bạn tạo ra động lực sẽ thúc đẩy hành vi của mọi người. Hãy cân nhắc kỹ lưỡng xem các thước đo của bạn có đang tạo ra kết quả tốt nhất cho công ty hay không. Ví dụ: bạn có thể muốn cân bằng động lực của mọi người với kết quả họ tạo ra, chứ không chỉ số giờ làm việc của họ. Mẹo lập ngân sách: Ngân sách là một thành phần quan trọng của bất kỳ kế hoạch hoạt động nào. Nó phải trả lời câu hỏi: "Tất cả những điều này sẽ tốn bao nhiêu tiền?". Do đó, mọi nhà sáng lập nên biết một số mẹo lập ngân sách. Hầu hết các doanh nghiệp đều dành phần lớn chi phí cho nhân viên. Điều này không phải lúc nào cũng đúng, nhưng đây là một nguyên tắc hữu ích, đặc biệt là vì đôi khi các nhà sáng lập đánh giá thấp tổng chi phí tuyển dụng nhân viên mới. Hãy cân nhắc không chỉ lương, phúc lợi và thuế thu nhập mà còn cả phần cứng, phần mềm, giấy phép, công tác phí và mọi thứ khác mà nhân viên cần. Nhiều chi phí liên quan trực tiếp đến số lượng nhân viên, vì vậy hãy lập kế hoạch ngân sách của bạn cho phù hợp. Cũng cần lưu ý, đừng quên lập kế hoạch cho vốn chủ sở hữu giống như lập kế hoạch cho tiền mặt. Quản lý vốn chủ sở hữu xứng đáng có một bài viết riêng, nhưng khi xây dựng kế hoạch tuyển dụng, bạn cũng nên lập ngân sách cho bất kỳ khoản vốn chủ sở hữu nào bạn định cấp. Nếu dự án của bạn cung cấp token cho nhân viên, các nguyên tắc tương tự cũng được áp dụng. Nhìn chung, việc có một triết lý lương thưởng toàn diện và rõ ràng là rất quan trọng. Những sai lầm mắc phải ngay từ đầu có xu hướng trở nên nghiêm trọng hơn.Hiểu rõ tính linh hoạt của ngân sách bằng cách phân biệt giữa chi phí cố định và chi phí biến đổi. Bạn cần biết những phần nào trong ngân sách của mình có thể và không thể điều chỉnh. Giả sử bạn phải cắt giảm 30% chi phí vào tuần tới. Bạn có biết bắt đầu từ đâu không? Hoặc giả sử công ty đang phát triển và bạn muốn tăng đầu tư. Bạn có biết nên tăng đầu tư vào đâu là hợp lý không? Điều này có thể khó khăn hơn đối với một công ty khởi nghiệp vì có ít biến số hơn. Nhưng bạn càng hiểu rõ những điều chỉnh ngân sách này, bạn sẽ càng tự tin hơn khi đưa ra quyết định.
Mẹo nhỏ: Hãy đàm phán với các nhà cung cấp và nhà cung cấp dịch vụ bất cứ khi nào có thể, tránh ký hợp đồng nhiều năm để duy trì tính linh hoạt. Lập kế hoạch tình huống là bạn đồng hành của bạn. Bất kỳ ngân sách nào bạn lập ra đều có thể bị thiên vị, chỉ ở các mức độ khác nhau. Điều này đúng ngay cả với các doanh nghiệp đã thành lập, vì có rất nhiều yếu tố mà ngân sách không thể tính đến. Vì vậy, thay vì tập trung vào một kịch bản lý tưởng duy nhất cho tương lai của doanh nghiệp, hãy sử dụng lập kế hoạch tình huống để mở ra nhiều tương lai có thể xảy ra và gán xác suất và khoảng tin cậy cho từng kịch bản. Những yếu tố nào có thể khiến bạn bất ngờ? Những thay đổi nào có thể phá vỡ mô hình hiện tại của bạn? Ví dụ, nếu đối mặt với sự bất ổn về quy định, các kết quả quy định khác nhau có thể định hình doanh nghiệp của bạn như thế nào? Hãy coi ngân sách của bạn như một công cụ học tập và lập kế hoạch để thảo luận và phân loại các cơ hội cũng như bất ổn. Duy trì ít nhất sáu tháng dự trữ tiền mặt. Các nhà sáng lập thường bị bất ngờ bởi tình trạng cháy tiền. Hãy tưởng tượng công ty của bạn có hai năm dự trữ tiền mặt nhưng không có kế hoạch hoạt động nào để định hướng. Có lẽ đến cuối năm, bạn nhận ra mình đã tuyển thêm năm người và đang chậm sáu tháng trong việc phát triển sản phẩm. Đột nhiên, bạn chỉ còn đủ tiền mặt để duy trì hoạt động trong sáu tháng. Nếu không theo dõi mức tiêu hao tiền mặt, bạn sẽ chỉ tập trung vào việc huy động vốn hoặc cắt giảm chi phí. Ngay cả khi bạn thành công trong việc tìm kiếm nguồn vốn mới, việc này có thể mất nhiều thời gian hơn dự kiến và cũng sẽ phát sinh chi phí pháp lý. Chưa kể, càng gần đến lúc cạn kiệt tiền mặt, bạn càng ít có lợi thế trong các cuộc đàm phán. Chìa khóa để tránh các vấn đề về dòng tiền là kiểm soát ngân sách. Là một nhà sáng lập, đừng bỏ bê trách nhiệm này. Mặc dù bạn có thể thuê ngoài công việc thực tế cho các thành viên khác trong nhóm, bạn vẫn nên kiểm tra hàng tháng để so sánh mức tiêu hao dự kiến và thực tế trong tháng. Có sự khác biệt đáng kể nào giữa mức tiêu hao thực tế và dự kiến không? Nếu có, có điều gì cần cải thiện hoặc điều chỉnh không? Bạn có đang tính toán sai chi phí không? Hay đây chỉ là vấn đề phát sinh một lần? Một công cụ hữu ích cho các nhà sáng lập là lập ngân sách dựa trên số không. Hiện nay, nhiều công ty lập ngân sách cho năm tới bằng cách lấy ngân sách hiện tại và cộng hoặc trừ 10%. Mặc dù cách tiếp cận này đơn giản hơn một số cách khác, nhưng nó không cho phép suy nghĩ sâu sắc về nhu cầu hiện tại của công ty. Ngân sách từ con số 0 yêu cầu bạn phải bắt đầu lại từ đầu và cân nhắc kỹ lưỡng các khoản chi tiêu thực tế của công ty cho năm tới. Lợi ích là bạn phải giải trình từng khoản chi phí thay vì chỉ tiếp tục duy trì ngân sách của năm ngoái. Điều này giúp bạn đầu tư ngân sách đúng vào nơi doanh nghiệp thực sự cần ngay lúc này.Về quản lý quỹ, đặc biệt là đối với những người sáng lập tiền điện tử: Điều quan trọng là phải xây dựng một chính sách đầu tư cung cấp các nguyên tắc chỉ đạo cho việc quản lý quỹ. Mặc dù khả năng chịu rủi ro của bạn thường phụ thuộc vào dự trữ vốn, nhưng hãy luôn nhớ rằng ưu tiên hàng đầu của bạn là bảo toàn vốn.
Doanh nghiệp của bạn đang ở chế độ hoạt động nào?
Không có khuôn khổ nào đúng hay tốt nhất để phát triển kế hoạch hoạt động. Bất kỳ khuôn khổ nào bạn chọn cũng sẽ giúp bạn giải quyết các câu hỏi cốt lõi của kế hoạch: ai làm gì, khi nào hoàn thành, chi phí là bao nhiêu và cách thức đo lường.
Tuy nhiên, trước khi chọn một khuôn khổ, trước tiên bạn nên xác định chế độ hoạt động của mình, vì nó sẽ quyết định các ưu tiên của bạn. Điều này có thể được xác định bằng cách đặt ra một loạt câu hỏi:
1. Doanh nghiệp của bạn có còn cần tài trợ không?
Câu trả lời có lẽ là "có", vì hầu hết các công ty nhận được vốn đầu tư mạo hiểm ngay từ đầu sẽ huy động được nhiều hơn, nhưng cũng có một số ngoại lệ. Nếu doanh nghiệp của bạn đã có lãi thì thật tuyệt. Bạn vẫn cần một kế hoạch hoạt động, nhưng vốn có thể không phải là rào cản chính. Nếu chưa có lãi, hãy chuyển sang các câu hỏi sau.
2. Bạn có đủ dự trữ tiền mặt để duy trì trong hơn 12 tháng không? Ý tưởng chính là nếu bạn có dự trữ tiền mặt hơn 12 tháng, kế hoạch hàng năm của bạn có thể không bao gồm việc huy động vốn. Có lẽ ưu tiên của bạn là xây dựng sản phẩm hoặc đội ngũ của mình. Nhưng nếu bạn có dự trữ tiền mặt ít hơn 12 tháng, kế hoạch hoạt động của bạn nên bao gồm huy động vốn, cắt giảm chi phí, tìm kiếm đối tác chiến lược và cơ hội đầu tư hoặc kết hợp các yếu tố này. Bạn cũng có thể cần xem xét kỹ lưỡng các khoản chi phí của mình và tìm cách cải thiện chúng. 3. Nếu bạn cần huy động vốn, bạn cần đạt được những mục tiêu nào? Bạn phải xác định rõ ràng các cột mốc cần đạt được để thuyết phục các nhà đầu tư tham gia vào vòng gọi vốn tiếp theo. Các cột mốc phù hợp sẽ phụ thuộc vào doanh nghiệp của bạn và vòng gọi vốn mà bạn muốn huy động, vì vậy tốt nhất là bạn nên thảo luận điều này với các nhà đầu tư của mình. Ví dụ: bạn có thể nghĩ rằng mình có thể đảm bảo được nhiều vốn hơn bằng cách ra mắt sản phẩm, nhưng các nhà đầu tư có thể muốn xem xét sự phù hợp giữa sản phẩm và thị trường trước. Tiếp theo, hãy cân nhắc các nguồn lực bạn cần để đạt được những cột mốc này. Hãy cân nhắc xem bạn cần tuyển dụng ai, cần thực hiện những bước nào khác và bạn dự kiến sẽ mất bao lâu. Liệt kê các chi phí này trên bảng tính. Tài khoản ngân hàng của bạn có đủ tiền mặt để trang trải những nhu cầu này không? Nếu không, hãy xem xét những biến số nào có thể được điều chỉnh để đạt được sự cân bằng. Việc sắp xếp lại các hoạt động có giúp ích không? Còn việc thay đổi các ưu tiên hiện tại của công ty thì sao?
Sau khi xác định được các nguồn lực, hãy cân nhắc xem dự trữ tài chính của bạn sẽ kéo dài được bao lâu bằng cách tuyển dụng hoặc đầu tư vào các nguồn lực này. Sau đó, hãy tự hỏi: Với tình hình tiền mặt hiện tại của công ty, liệu những dự trữ tài chính này có đủ không? Nếu có, bạn đã có nền tảng vững chắc để phát triển kế hoạch hoạt động. Nếu không, bạn cần xem xét lại việc tuyển dụng, đầu tư hoặc các lĩnh vực trọng tâm và lặp lại kế hoạch của mình.
Cuối cùng, hãy xây dựng một số chỉ số để theo dõi kế hoạch hoạt động của bạn, xem nó có hiệu quả hay không. Điều quan trọng là phải theo dõi thường xuyên và liên tục.
Mẫu Mục tiêu Hoạt động
Bảng tính sau đây có thể giúp bạn phác thảo các mục tiêu hoạt động của mình. Một cách tiếp cận là bắt đầu bằng cách xác định các mục tiêu hàng năm và sau đó làm việc ngược lại để xác định các nhiệm vụ cần hoàn thành theo quý, theo phòng ban hoặc thậm chí theo từng cá nhân. Viết ra suy nghĩ của bạn là rất quan trọng, vì bạn có thể bỏ sót điều gì đó nếu cố gắng giữ toàn bộ kế hoạch hoạt động trong đầu.
Sau đây là một ví dụ về một hệ thống đo lường đơn giản để theo dõi tiến độ so với các mục tiêu của bạn. Với các chỉ số đỏ/vàng/xanh lá cây, bạn có thể báo cáo ngắn gọn về các mục tiêu đang tiến triển tốt và những mục tiêu đang gây lo ngại trong các cuộc họp nhóm lãnh đạo hàng tuần. Trong ví dụ này, bạn có thể chỉ ra rằng sản phẩm đang hoạt động tốt, bộ phận tiếp thị gặp một số vấn đề nhỏ nhưng không đáng lo ngại, và bộ phận kỹ thuật gặp phải những vấn đề nghiêm trọng cần thảo luận và giải quyết trong nhóm. Rõ ràng, hệ thống này không hề phức tạp, và đó chính là chìa khóa: tìm ra cách giám sát kế hoạch hoạt động và đảm bảo mọi người chịu trách nhiệm.
Việc xây dựng kế hoạch hoạt động là rất quan trọng, nhưng đừng quá lạm dụng. Hãy tập trung vào nội dung chứ không phải hình thức. Hãy đảm bảo bạn có thể trả lời những câu hỏi đơn giản như ai đang làm gì, khi nào sẽ hoàn thành, chi phí là bao nhiêu và cách thức đo lường. Khi đã có những thông tin này, bạn sẽ có cơ sở để đo lường hiệu suất và biết liệu công ty có đang đi đúng hướng với kế hoạch hay không.
Chào mừng bạn tham gia cộng đồng chính thức của BlockBeats:
Nhóm Telegram đăng ký: https://t.me/theblockbeats
Nhóm Telegram thảo luận: https://t.me/BlockBeats_App
Tài khoản Twitter chính thức: https://twitter.com/BlockBeatsAsia
